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    陽春三月, 本應是陽光明媚令人心曠神怡的季節,但正如近日倒春寒的天氣一樣讓我感到深深的寒意。原因是最近公司讓我接手一個實施到一半的erp項目，而這個項目只有片言片語的幾份簡單文檔。不但沒有詳細的實施計劃，更沒有詳細的實施文檔記錄。在接手此項目后讓我深深的感受到沒有實施文檔的痛苦，因為所有的一切都要自己重新摸索。不但浪費了寶貴的實施時間，而且還經常需要做重復的工作。缺乏實施文檔讓我在這個erp項目中吃盡了苦頭，這里和大家分享我對實施文檔的一些反思和總結。

常見的erp實施文檔缺陷

    當我從公司前任erp項目實施同事手中接過"薄薄兩頁紙"的實施文檔時，我難以置信的看著他問"沒有了嗎？只有這些？"，我同事尷尬的點點頭，然后他再說了一句讓我吐血的話"實施計劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢。"實際上，這完全是對實施文檔的誤解，也是許多erp實施顧問的通病。

    （1）什么是erp項目實施文檔？

    erp實施文檔是用來記錄、描述、展示實施過程一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項目活動過程或結果進行描述、定義、規定及報告。例如，分階段實施計劃文檔、標準業務流程文檔、標準編碼及數據文檔、標準參數設置文檔、功能操作指南文檔等。這些文檔將會伴隨著erp實施的各個階段逐漸充實、完善,也同時記載了整個實施的過程和成果。

    從內容上說，erp項目實施文檔可分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目可交付物的一個組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項目管理進程中的各種信息，為實施人員提供決策依據，以保證erp項目的順利實現；另一方面，過程文檔也是實施過程最為寶貴的資產，通過對過程文檔進行歸納和分析，可以對實施項目的成功經驗和失敗教訓了然于胸，從而對后續erp日常運作、維護更加有的放矢。

    （2）常見的erp實施文檔缺陷

    一般來說，實施文檔是否規范和專業已成為erp實施的重要評價指標之一。經過深入分析，我總結這個項目主要存在這些缺陷：①文檔編寫不夠規范：主要表現為項目實施過程中，沒有對每一個階段的文檔進行分層次整理和管理，各類文檔資料缺少一致性。②文檔內容描寫不夠完善：在編寫各種文檔過程中，雖然大家都按事先規定的模式進行了編寫，但編寫的內容經常不夠完善；要么文檔極其簡單，相當于沒有文檔；要么文檔流于形式，沒有什么實際的價值，甚至于有的實施文檔與實施過程完全不相符。③文檔沒有統一入庫管理：隨著erp系統的不斷優化、升級，新需求的不斷產生，各種文檔越來越多，沒有建立一個文檔資料庫。不同時期的各種文檔零散存在，造成查詢文檔時非常困難。④只重視文檔的形式，實用性不強。在實際的實施過程中，編制人員沒有時間去關心它們的用途，也不知道哪些部門使用，更多的是在規定的時間內完成任務，以免影響考核成績，這樣一來一些不實用的、重復的文檔不但阻礙erp實施的可執行性，而且還影響項目的整體進度。

文檔對項目實施起到什么作用？

    與本項目前任負責同事溝通中了解到，他對實施文檔的作用存在非常多的誤解，認為實施的事情本來就多，有許多用戶抱怨的事情要處理，根本沒有時間來寫文檔。因為有了這樣的想法，就開始忽略文檔的編制。例如，認為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細寫。實際上，實施文檔是一種工具，是古語有云的"磨刀不誤砍柴功"。

    （1）文檔能提高實施過程的能見度

    規范、齊全的文檔會詳細記錄項目實施過程中發生的事件，便于實施人員掌握項目實施進度、實施質量以及各種資源的調配。同時，文檔還有助于實施人員與操作人員明確了解各自的職責，信息互通，共同把握實施過程的節奏。因此，實施成員用一定時間編制、整理實施文檔，可以使實施人員對各個階段的工作進行周密思考、理順和找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質量。例如，通過對文檔的檢查，在項目實施早期發現文檔錯誤或不一致的地方，及時糾正以減少大問題的出現和為糾正失誤而付出的更大的成本。

    （2）文檔能規范實施問題的處理

    實施過程中肯定會遇到各種各樣的問題需要解決，這類問題的處理和解決是關系到實施效果是否有效的標志。這類問題主要分兩種情況：①是重要的反饋遲遲得不到解決和回復，當文檔化做得好時，在出現問題的時候，打開文檔可以一目了然，責任不會被推卸。②是有些問題在不同部門和不同的階段頻繁出現，簡單而又瑣碎的重復問題會讓實施顧問疲于奔命，效率低下。這時，一個文檔化的faq問題集對項目實施就顯得意義重大。

    （3）便于項目成員之間的交流與合作

    文檔是一種無聲的語言，它記錄了項目實施過程中有關軟件配置、運行、維護和培訓等方面的信息，有利于管理人員、實施人員、操作用戶之間的交流和合作。例如，明確的操作指南文檔可幫助最終用戶規范化操作，強化培訓效果。因此，描述清楚、完備的文檔便于團隊成員了解實施過程中的各項指標，為企業領導與實施團隊之間架起的一座橋梁。

    另外，文檔的重要性還表現在對于項目"傳承"的重要性。有了好的文檔，那么當項目有新成員進入，erp實施文檔就可以承擔起指導新成員快速工作的作用，而不是單單詢問原來的成員，節省了大家的時間。而且當實施完成后，實施文檔可成為企業實施信息化的文字載體，為在后續人員培訓方面提供詳盡的素材。

    （4）實施文檔是人員經驗提升的最好途徑

    善于學習，對于任何職業而言都是前進所必需的動力。對于erp實施來說，這種要求就更加高了，項目文檔對于項目實施人員的素質提升大有裨益的。目前不少企業在進行erp項目實施時都會出現一個通病：由于人員素質有限，許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄，以至在項目出現問題時往往顯得無所適從。而從本質上講，項目文檔強調的是一種規范化管理，要求項目人員利用書面語言進行溝通表達，以指引項目運作。所以，實施人員不應該只為寫實施文檔而寫文檔，良好的文檔是思想交流、溝通的基礎，也是整理和理清思路的基礎。不懂得從經驗中學習和成長，永遠不會有質的提高。只有當每次完成一個實施任務時，都有目的的隨時總結和尋找不足，一個實施顧問才可能成長起來。因此，專業的實施文檔是涉及到一個實施顧問的做事能力和風格，不但是體現實施顧問能力的標志，也是體現一個erp實施團隊管理水平的重要標志。

    （5）有利于項目實施的監控作用

    erp實施是一項風險很高的工程，需要進行嚴謹的項目監控。一般來說，在erp項目實施過程中每項工作的事前計劃、事中實施記錄、事后分析結果都要形成相應的文檔，文檔包括與項目相關的資源及其使用情況。因此，階段性的檢查、評審和文檔化成果是實施項目監控的重要方法之一。因為詳盡而規范的實施文檔成果不僅有利于監控項目進度，也利于項目驗收。項目的階段性成果是以文檔形式體現的，由此人們熟知的一句話"項目的運作在一定程度上是由文檔驅動的"是有道理的。從文檔的角度來看，erp項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。

高效管理實施文檔的策略和方法

    如前文所述，實施文檔對于erp實施項目管理的作用是不容置疑的，但實施文檔的管理卻通常是erp實施管理中最容易忽略的部分。通過對這次項目的反思和經驗總結，我認為在文檔管理中應該要注意以下幾個方面：

    （1）應建立規范的文檔管理制度。重點應體現為兩點:①要對實施文檔的數量、名稱、標識、類型、管理責任人、內容等基本內容做出事先安排,得出實施文檔的總覽表。②是制定對各種項目文檔的管理程序,如批準、發布、修訂、標識、密級、貯存、傳遞、查閱等,為項目的文檔配置管理鋪設一個良好的基礎平臺。

    （2）規范化文檔版本管理。這是一個非常重要的步驟，因為版本混亂不但是實施文檔的一個致命傷，更是一個非常常見的缺陷，所以實施文檔的有效管理必須要實行版本控制。

    （3）創建文檔庫的訪問規則，這是文檔管理的重要環節。訪問規則確定誰可以訪問、閱讀、升級以及在文檔庫中添加文檔。同時，文檔庫還應定期進行檢查，以便對哪些文件進行存檔或對哪些舊文件進行清理，以確保實施文檔的管理符合公司、項目實施組的需求。

    （4）文檔的審核。除用于溝通之外，重要的文檔應該要進行審核。審核就是檢查編寫的項目文檔是否齊全、有無遺漏、是否符合文檔的規范要求、內容描寫是否正確緊扣主題、列出的圖表信息是否準確等等，以確保實施文檔的質量。例如，階段性成果實施文檔應該由相關主管簽字，以確認階段性成果符合要求并予以接受。

    （5）使用工具管理文檔。對于一個大型的erp項目實施來說，經過調研、實施、二次開發和應用維護等各個階段，整個實施周期中都會有大量的文檔。這些文檔的內容有的是在不斷變化的、有的是連續的、有的是承前啟后的、有的是新增加的、也有的是廢除的。這就需要一個統一的文檔管理工具，分門別類的統一存放管理各種實施文檔資料，或應要建立實施文檔資料庫。

    總之，實施文檔在erp項目實施過程中起到關鍵的作用。從某種意義上來說，實施文檔是項目實施規范的體現和指南，按照規范要求編制一整套實施文檔的過程，也就是完成一個項目的實施過程，是絕對不應該輕視的。