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一、基礎(chǔ)資料的編碼原則：[br]1、 防止重碼 重碼指同一明細項目（如客戶）在基礎(chǔ)資料中有2個或以上代碼或名稱[br]基礎(chǔ)資料中供應商、客戶、物料極易出現(xiàn)重碼。為防止重碼應注意：對于同一項目盡可能只讓1至2人有增加權(quán)限，增加時盡可能使用標準名稱，客戶、供應商以公章為準，物料以物資管理部門規(guī)范的為主；在按f7查詢時盡可能使用搜索功能后，再增加；發(fā)現(xiàn)重碼后盡可能將后增加的資料刪除。[br]管理員知道有重碼時，要及時刪除多余的，使用后不能刪除的，要查看重碼資料已使用情況，將重碼資料修改為一個，其他的就可刪除了。[br]2、 留有余地 在編制基礎(chǔ)資料時，其代碼盡可能留有余地，以便以后將相同或類似的資料編在一起。如：我們將武漢廣場編為42.001，武漢鋼鐵廠編為42.002，后面還有42.003等，那么以后我們新增武漢商場不能設為42.002了，而為了管理方便，兩商場在一起應是好得多，所以我們將代碼留下一定的空間。[br]3、 級次要合理 我認為不宜一平到底，從1號編到最后，而應該根據(jù)其特點分有級次。[br]4、 編碼要簡單 編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因此物料編碼在應用文字符號或數(shù)字上應力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。[br]5、 編號要單一 理解物料單一性時要有一定的原則，同一物品如為不同廠家生產(chǎn)的應為同一物料編號；如果出現(xiàn)不同物料又使用同一編號的，需與管理員協(xié)商后通知所有操作員，例如：電腦。嚴格說來，只要電腦的配置不一樣，其代碼就應不一樣，但如果管理要求只分便攜機、品版機、兼容機，那么少編幾個也未償不可，這種情況必須通過輔助帳或備注來補充說明。此外，對于同一物料既有外購的，又有自制的，由于其很多業(yè)務處理及性質(zhì)不一樣，應作為兩種物料代碼。出現(xiàn)上述特殊情況時，應與管理員協(xié)商后方可確定，并由提議人通知各相關(guān)人員。[br]6、 規(guī)則性 很多同類物料其規(guī)格型號有判別且有一定的順序，那么編碼時盡量按一定的規(guī)則從大到小或從小到大，如將5mm、10mm、20mm的螺絲等按序編號。[br]7、 各部門協(xié)調(diào)性 在客戶編碼上一定要取得銷售部門的支持，供應商及物料編碼一定要取得供應部門的支持。[br]二、物料編碼的方法[br][br]目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：[br]a、阿拉伯數(shù)字法[br]阿拉伯數(shù)字法，是以阿拉伯數(shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個或數(shù)個阿拉伯數(shù)字代表一項物料。這種方法容易了解。以阿拉伯數(shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：[br]1．連續(xù)數(shù)字編碼法[br]連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關(guān)聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內(nèi)，例如： 1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。[br][br]2．分級式數(shù)字編碼法[br]分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細分為較次級的類別并編定其號碼，如此繼續(xù)進行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。[br]表一為三種屬性的階級式數(shù)字編碼法，這種方法的優(yōu)點一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致物料編碼位數(shù)不夠用。[br][br]來 源（大類） 材 料（中類） 用 途（小類）[br]1 = 自制 1 = 非鐵金屬 1 = 零部件[br]2 = 外購 2 = 鋼鐵 2 = 包裝用料[br]3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 辦公用品[br]4 = 化學品 [br][br]3．區(qū)段數(shù)字編碼法[br]4．國際十進分類數(shù)字法（u. d. c. ）[br]所謂國際十進位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之數(shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數(shù)字為代表，如此進行下去按金字塔pyramid形態(tài)展開。其情形如下：[br]6 應用科學[br]62． 工業(yè)技術(shù)[br]621． 機械的工業(yè)技術(shù)[br]621．8 動力傳動[br]621．88 挾具[br]621．882． 螺絲、螺帽[br]621．882．2 各種小螺絲[br]621．882．21 金屬用小螺絲[br]621．882．215 丸螺絲[br]621．682．215.3 平螺絲[br][br]采用國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時時，即應加以“.”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。[br][br]b、英文字母法[br]是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中i、o、q、z 等字與阿拉伯數(shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以a代表金屬材料，b代表非木材，c代表玻璃。以aa代表鐵金屬，以ab代表銅金屬......，英文字母在我國已經(jīng)相當普遍，是可用的物料編碼方法。[br][br]c、暗示法[br]暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：[br]l 字母暗示法[br]l 數(shù)字暗示法[br][br]1、英文字母暗示法：[br]從物料的英文字母當中，擇取重要且有代表性的一個或數(shù)個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進而從暗示中得知該物料為何物。[br]例如： [br]vc=variable capaciter(可變電容器) [br]ic=integrated circuit(集成電路)[br]sw=switch(開關(guān))[br]2、數(shù)字暗示法：[br]直接以物料的數(shù)字為物料編碼的號碼，或?qū)⑽锪系臄?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。[br]物料編碼代表的意義：[br]例1：電阻值的編碼[br]編碼 電阻值[br]005 0.5ω[br]050 5ω[br]100 10ω[br]101 100ω[br]102[br]103 10,000ω[br]104 100,000ω[br]105 1,000,000ω[br][br][br]例2：鋼筋直徑的編碼[br][br]編 號鋼筋直徑[br]12 12mm[br]16 16mm[br]19 19mm[br]25 25mm[br][br]d、混合法[br]混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯數(shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進位或其他方式編阿拉伯數(shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進位采用符號較多，故有不少公司樂于采用此種方法。[br][br]四、我推薦使用的物料編碼方法[br]我推薦大家使用以十進分類數(shù)字法為主的混合法，其方法是將所有明細物料均設為三至四級（所有物料代碼長度一致），所有代碼均以數(shù)字表示，第1級1位數(shù)，主要分外購材料、產(chǎn)成品、半成品、虛擬件（供制作bom使用）等，第2級2位數(shù)，表示其大類，第3級2位數(shù)，表示小類，第四級3位數(shù)，表示明細項。[br]編碼長度的原則是第1級1位、類別2位、明細3位，否則根據(jù)實際情況增減級數(shù)。[br]不論某一具體物料是否夠最長級數(shù)，都要設成一樣的級數(shù)和長度，這樣在倉存系統(tǒng)等中使用分級匯總時就可以看到你意想不到的效果，能夠看到不同大類、小類的匯總結(jié)果。[br]在用數(shù)字編碼的過程中，適當考慮不同型號的物料順序和留有空間等原則。[br]需要指出的是物料代碼可隨時更改，以解決部分編碼不能滿足你的需要的情況，此外，k3系統(tǒng)還有更改上一級代碼后，原來屬于其下一級的代碼都隨之更改。[br]列舉一例：1.01.01.005分別表示外購物品、元器件、電容、***號電容[br]1.01.02.100分別表示外購物品、元器件、電阻、***號電阻[br]在我公司進行編碼規(guī)則討論時，有人建議按產(chǎn)成品來分類，為生產(chǎn)某產(chǎn)品的原材料、自制半成品為同一類；有人建議加上字母來表示類別或明細；有人建議不需分級次按簡單順序編號。這些后來都沒通過，而使用了上述模式。[br][br]五、我推薦使用的供應商編碼規(guī)則[br]在供應商代碼問題上，當時主要有兩種意見：一是按行政區(qū)域分兩級，另一個是按供應不同的物資來分類（主要供應我們元器件還是其他），然后按行政區(qū)域劃分共分三級。開始按第二種方式進行，運行半年后，發(fā)現(xiàn)這種方式不便工作進行，改為第一種方式。[br]我們的分級很簡單，即第1級用數(shù)字來表示省份，數(shù)字為每個省的標準代碼（即每省身份證前2位），第2級為明細。沒有采用常規(guī)的字母加數(shù)字方式，如bj001代表北京某單位。[br]同樣在供應商分級上也有好處，我們通過分級，在查看供應商欠款時能夠清晰地看到上一級某省的欠款情況。[br]六、客戶編碼規(guī)則 同供應商編碼規(guī)則[br]七、部門和職員[br]部門的編碼有兩種：第一是直接編到明細單位，哪些單位是明細單位由大家自行判斷；第二是分級，如公司下設廠、廠下設車間、車間可能下設班組，我認為兩種方式都可取，沒有特別之處，習慣而已。[br]很多單位職員已經(jīng)有了編碼，可以參考，但不必完全一致。我在設置職員編碼的時候分了級，級次是以該職員所在單位為類別的。[br]我建議部門和職員還是用數(shù)字來編號，職員可考慮除數(shù)字編號外加上其姓名的拼音，但拼音代碼必須統(tǒng)一為三位，不足三位的，后一位用o或其他字母代替。