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SAP軟件和國內(nèi)ERP軟件不一樣，它在錄入會計(jì)憑證時是不可以錄入負(fù)數(shù)的（即紅沖憑證），因此無法直接實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)意義上的紅字沖銷。

比如，如下SAP正常和沖銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生會計(jì)憑證如下：

正常的業(yè)務(wù)憑證：

 借：204000（管理費(fèi)用-差旅費(fèi)）5000

       貸：102000 （現(xiàn)金） 5000

標(biāo)準(zhǔn)沖銷產(chǎn)生憑證：

  借：102000 （現(xiàn)金） 5000

       貸：204000（管理費(fèi)用-差旅費(fèi)）5000

SAP標(biāo)準(zhǔn)沖銷方式是從相反的方向沖銷，而我們國內(nèi)很多公司做會計(jì)的習(xí)慣是為了不虛增借貸方，比較傾向于使用紅字沖銷，即先用紅字編制一套與錯賬完全相同的記賬憑證，予以沖銷，然后再用藍(lán)字編制一套正確的會計(jì)分錄。

比如紅字沖銷憑證如下：

紅字沖銷憑證：

 借：204000（管理費(fèi)用-差旅費(fèi)） -5000

    貸：102000（現(xiàn)金）  -5000

紅字沖銷的好處是不會虛增借貸方和在做損益報(bào)表的時候取損益類科目的實(shí)際損益發(fā)生額時，實(shí)際損益發(fā)生額與損益類科目的借/貸方發(fā)生額一致。

我們知道SAP軟件做會計(jì)憑證是不能錄入負(fù)數(shù)的，那么SAP軟件如何實(shí)現(xiàn)類似這樣的紅沖憑證呢？SAP對此的解決方案是提供了反記賬功能，有點(diǎn)類似紅沖憑證，即通過反記賬機(jī)制，系統(tǒng)可以在沖銷時將憑證的每一行都標(biāo)記為反記賬，從而在匯總數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表中將這些數(shù)據(jù)視為方向相反、金額為負(fù)的數(shù)據(jù)，從而達(dá)到與紅字沖銷相同的效果。

比如：如果用戶需要制作一張反記賬憑證，需要制作一張上面的憑證的反記賬憑證，即需要在憑證制作時指定為反記賬，具體如下圖所示：

備注：如果不進(jìn)行配置，上圖沒有【反記賬】勾選字段，啟用“反記賬”功能需要進(jìn)行配置具體見下文。

在該圖中需要通過“其他數(shù)據(jù)”調(diào)出【反記賬】選項(xiàng)框，這樣就可以達(dá)到類紅沖的記賬效果：

借：102000 （現(xiàn)金） 5000 +反記賬標(biāo)記  
   
     貸：204000（管理費(fèi)用-差旅費(fèi)）5000 +反記賬標(biāo)記

即在SAP系統(tǒng)中，“借方+反記賬”等于貸方紅字，而“貸方+反記賬”則等于借方紅字

另外如果使用FB08沖銷時，因?yàn)檫@個事務(wù)碼沒有【反記賬】勾選框，如果要做反記賬的憑證，可以通過配置沖銷原因的反記賬也可以產(chǎn)生這樣的會計(jì)憑證。

SAP系統(tǒng)啟用“反記賬”的配置步驟

配置1：公司代碼允許負(fù)數(shù)憑證過賬

這里以公司1000為例說明配置

配置2：相應(yīng)的憑證類型允許負(fù)數(shù)憑證過賬（配置事務(wù)碼：OBA7)

這里以憑證類型SA為例說明配置

配置3：除了上面的兩步配置外還需要配置【沖銷原因】需要把【反記賬】選項(xiàng)勾上。

這樣在使用FB08沖銷憑證時候選擇【沖銷原因】，生成的憑證則是帶有【反記賬】標(biāo)志憑證的類紅沖憑證。