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某制造企業(yè)，原材料采購入庫時候倉管員分不清是含稅或不含稅，于是一刀切都按含稅入庫。但是材料又分普票和專票，種類有幾百種，一個月下來入庫記錄有上千條。這上千條的記錄都需要會計去一一核對入庫的價格是否正確，這無疑是增加了很大的工作量。

我在工作中也遇到過這種情況，非常苦惱，每個月到了月底，都需要拿著入庫單和發(fā)票一一核對，發(fā)票沒來的時候就需要去找合同，但發(fā)現(xiàn)合同有些都沒有，遇到這種情況，就只有去找采購，采購大爺（不是口誤就是大爺）高興還給你找找，不高興的話壓根都不會理你。工作在各種內(nèi)耗中無限拖延，成本計算只需要一兩天，核對工作卻遲遲無法結賬和完成。但是會計結賬和報稅都是有法定截止日期的，為了不延誤報稅，只能有啥核對啥，先結帳報稅，等次月發(fā)票來了以后再紅沖或者反結賬。有些沒做過的朋友可能不太明白，這不就是貨來票沒有來的正常業(yè)務嗎？但是做過的就知道，當月領用了入庫價格不準確的原材料，發(fā)票來了以后做暫估處理，產(chǎn)生的差異是需要紅沖產(chǎn)成品或者主營業(yè)務成本的。增加工作量的同時，還可能會引起稅務預警，并且成本分析中材那塊就會不準確，材料往來賬也會出錯。引起的連鎖是1+1=5的效果。

當然問題總是存在的，總需要想辦法解決，我的前任會計是個小白沒有多少經(jīng)驗，為了簡化這個問題，就逼庫房按照發(fā)票上的金額和數(shù)量入庫，這樣既不會產(chǎn)生數(shù)字價格上的差異，也不會產(chǎn)生入庫數(shù)量上和合同的差異，似乎完美地解決了這個問題。我剛到公司做管理的時候，就發(fā)現(xiàn)這么一個致命的問題，這樣的做法不僅無法精確地核算成本，而且對于財務監(jiān)督的職責是致命的打擊。

于是，我就去了解這種情況產(chǎn)生的原因，了解庫房流程以及庫房人員的背景和性格（先去人事拿人員的入職檔案、再去庫房和他們聊人生、聊家庭、看他們的工作流程、如何入庫、如何抽檢、如何和采購對接、如何和質(zhì)檢對接）。接著再去采購部門了解他們的工作流程（如何確定采購量、合同如何簽訂、合同是否區(qū)分價稅分離、大額原材料采購合同是否采用招標方式、來料不符如何與庫房和供應商銜接）

通過一段時間的了解，發(fā)現(xiàn)問題有很多：

1、庫房人員是非專業(yè)的，是以前生產(chǎn)部門轉過來的一個已婚媽媽。人很踏實能干，100多斤的東西說扛就扛，工作也有耐心。但局限于專業(yè)知識的缺乏，對于批號管理、庫位管理、收發(fā)貨管理、單位換算、如何抽檢壓根是門外漢，更不要談到如何梳理流程。

2、庫房人員素質(zhì)一般，基本停留在只會做個簡單表格的程度，對于最小單位顆粒度、ERP模塊的銜接、編碼的管理和流程、對于這些壓根是天方夜譚。

3、以發(fā)票為準入庫，不以實物為主入庫（前任會計要求的）。發(fā)現(xiàn)原材料實物和發(fā)票對不住以后，居然做紅出紅入的騷操作。

4、由于存在異地倉，存在以圖片為準入庫。

5、采購、庫房、財務工作脫節(jié)，采購不知道庫房實際來了多少貨。庫房不知道實際要來多少貨和價格，財務不清楚他們的工作，以發(fā)票為準來做賬。

6、贈送、樣品、補貨等問題。

當然，還存在其他各種問題，這里就不一一舉例了，再說一下入庫方面的問題。

在了解這些情況下，如何解決問題才是關鍵，源頭在于采購，問題的根本原因在于流程不通，這里的流程不僅是財務流程而是采購、庫房、財務三個部門的流程未梳理溝通。解決這樣的問題就要跳出財務（不能像前任會計一樣要求庫房以發(fā)票為準入庫）而歸于財務（分清楚三部門的責權利、將財務部門從救火隊員變成一個監(jiān)督者和抽查者）。操作如下：

第一步、將材料劃分成主材、輔材、包材、低值易耗、勞保等（根據(jù)性質(zhì)和用途），并在系統(tǒng)中當都設置。

第二步、根據(jù)實際情況，統(tǒng)一將主材、輔材、包材規(guī)定只能提供專票、低值易耗、勞保因為實際采購量比較小，規(guī)定只提供普票（如有特殊情況，采購自行錄入價格）

第三步、確定庫房入庫標準，取消以發(fā)票入庫的騷操作，以及發(fā)票來了庫存系統(tǒng)做紅沖紅入的操作。庫存以實際入住為準，并確定直發(fā)入庫的標準。

在做完前面三步以后，運轉和糾正了一段時間，接著再梳理：

第一步、解決三部門對接問題，以前多采用微信群里發(fā)照片的方法（既不正規(guī)也容易漏分不清楚責任和權力、又解決不了問題），取消微信對接，改用釘釘行政對接合同的簽訂與通知。

第二步、上線系統(tǒng)的供應鏈全部模塊（涵蓋采購、庫房、財務、質(zhì)檢等部門）區(qū)分責任和權力，打通整個流程。

直到最后上線系統(tǒng)，這個問題才徹底解決，中間用了將近一年的時間。看似簡單的問題，需要多部門來配合，過程中不僅增加了庫房的崗位，招聘了一名有稍微有經(jīng)驗的庫房人員，同時還需要對各部門人員灌輸財務的思維，還要進行系統(tǒng)的培訓等等。這些都是急不得的事情，需要因勢利導、循序漸進。